Polityka prywatności

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności została sporządzona zgodnie z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

Korzystając ze strony internetowej arcbilans.pl oraz usług biura rachunkowego ARC BILANS Sp. z o.o., użytkownik wyraża zgodę na postanowienia niniejszej Polityki w zakresie określonym poniżej.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem pod adresem e-mail: biuro@arcbilans.pl.

3. Zakres przetwarzanych danych

W ramach prowadzonej działalności Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

• Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, NIP, REGON, PESEL (dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą), nazwa firmy, dane wspólników,
• Dane kontaktowe: adres siedziby/zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu, adres e-mail,
• Dane finansowe i księgowe: dane z faktur, wyciągów bankowych, deklaracji podatkowych, dokumentów ZUS, rejestrów księgowych,
• Dane pracownicze (w ramach obsługi kadrowo-płacowej klientów): dane osobowe pracowników klienta, dane dotyczące zatrudnienia i wynagrodzeń, dane do celów ZUS i US,
• Dane z formularza kontaktowego: imię i nazwisko, e-mail, telefon, temat sprawy, treść wiadomości,
• Dane techniczne: adres IP, typ i wersja przeglądarki, system operacyjny, data i godzina wizyty, strony przeglądane, źródło wejścia.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

• Świadczenie usług księgowych, kadrowo-płacowych i doradztwa — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze),
• Wypełnianie obowiązków prawnych wynikających z przepisów: ustawy o rachunkowości, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i prawnych, ustawy o VAT, ustawy o ZUS, Ordynacji podatkowej — art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
• Kontakt zwrotny w odpowiedzi na zapytania z formularza, e-mail lub telefonu — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora),
• Dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora),
• Analiza ruchu na stronie internetowej w celu jej ulepszania — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona w banerze cookies),
• Prowadzenie statystyk wewnętrznych i bezpieczeństwo serwera — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Logi serwera i dane techniczne

Korzystanie ze strony arcbilans.pl wiąże się z automatycznym przesyłaniem przez przeglądarkę użytkownika informacji technicznych. Dane te są zapisywane w logach serwera i wykorzystywane wyłącznie w celach:

• zapewnienia prawidłowego funkcjonowania strony,
• diagnostyki i analizy ewentualnych awarii,
• zapewnienia bezpieczeństwa serwera (ochrona przed atakami).

Logi serwera nie są łączone z danymi osobowymi i nie są wykorzystywane do identyfikacji konkretnych użytkowników. Okres przechowywania: maks. 12 miesięcy.

6. Okres przechowywania danych

• Dokumentacja księgowa i podatkowa klientów — przez okres wymagany przepisami prawa: 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, art. 74 ustawy o rachunkowości),
• Dokumentacja kadrowo-płacowa — przez okres 50 lat lub 10 lat od zakończenia roku, w którym ustał stosunek pracy, zgodnie z art. 125a ustawy o emeryturach i rentach z FUS,
• Dane z formularza kontaktowego — do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, jeśli nie doszło do zawarcia umowy,
• Dane przetwarzane na podstawie zgody — do momentu wycofania zgody lub realizacji celu przetwarzania,
• Dane przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń — przez okres przedawnienia roszczeń (ogólnie 6 lat zgodnie z Kodeksem cywilnym),
• Dane analityczne (Google Analytics) — maksymalnie 26 miesięcy,
• Logi serwera — maksymalnie 12 miesięcy.

7. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• Organom państwowym — Urząd Skarbowy, ZUS, GUS, NFZ, Państwowa Inspekcja Pracy oraz innym organom, gdy wynika to z przepisów prawa,
• Podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Administratora (na podstawie umów powierzenia) — m.in. dostawcom oprogramowania księgowego, usług hostingowych, usług pocztowych, kurierskich, archiwizacji dokumentów,
• Bankom i instytucjom finansowym — w zakresie niezbędnym do realizacji przelewów i czynności bankowych klienta,
• Kancelariom prawnym, biegłym rewidentom, doradcom podatkowym — w razie potrzeby uzyskania opinii prawnej lub w toku kontroli,
• Podmiotom obsługującym płatności elektroniczne — wyłącznie w przypadku konkretnych transakcji.

Administrator nie sprzedaje ani nie udostępnia danych osobowych podmiotom trzecim w celach marketingowych.

8. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich (spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego). W przypadkach, gdy takie przekazanie może mieć miejsce (np. w związku z korzystaniem z narzędzi Google Analytics), odbywa się ono w oparciu o stosowne mechanizmy zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych, w szczególności Standardowe Klauzule Umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

9. Profilowanie i decyzje automatyczne

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników strony decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na użytkownika.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — uzyskanie informacji, czy i jakie dane są przetwarzane oraz otrzymanie ich kopii,
• Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) — żądanie poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych,
• Prawo do usunięcia danych — "prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO) — w sytuacjach przewidzianych prawem,
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — otrzymanie danych w ustrukturyzowanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi,
• Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO) — w przypadku przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora,
• Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
• Prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego:
  Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa Tel.: 22 531 03 00 · E-mail: kancelaria@uodo.gov.pl

Realizacja powyższych praw następuje na wniosek złożony pisemnie lub mailowo: biuro@arcbilans.pl. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

11. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje wymagane prawem techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności:

• szyfrowanie połączenia ze stroną internetową (certyfikat SSL/TLS),
• szyfrowanie nośników danych zawierających dokumentację klientów,
• system kontroli dostępu do pomieszczeń i systemów informatycznych,
• regularne tworzenie kopii zapasowych (backup),
• oprogramowanie antywirusowe i zabezpieczenia sieciowe (firewall),
• obowiązkowe ubezpieczenie OC biura rachunkowego, zgodnie z art. 76h ustawy o doradztwie podatkowym,
• szkolenia pracowników w zakresie ochrony danych osobowych,
• umowy o zachowaniu poufności z osobami mającymi dostęp do danych.

12. Pliki cookies i technologie podobne

Strona arcbilans.pl wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, analizy ruchu oraz dostosowania treści do preferencji użytkownika. Szczegółowe informacje znajdują się w Polityce cookies.

Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić swoje preferencje dotyczące cookies poprzez baner ustawień cookies dostępny na stronie głównej oraz w stopce każdej podstrony.

13. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach jest warunkiem koniecznym do:

• zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług księgowych,
• udzielenia odpowiedzi na zapytanie wysłane przez formularz kontaktowy,
• wypełnienia obowiązków prawnych wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych i ZUS.

Niepodanie danych w tych przypadkach uniemożliwi realizację wskazanych celów.

14. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności wynikających ze zmian przepisów prawa, technologii lub sposobu funkcjonowania serwisu. O każdej istotnej zmianie użytkownicy zostaną poinformowani poprzez umieszczenie stosownej informacji na stronie głównej. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna pod stałym adresem na stronie arcbilans.pl wraz z datą ostatniej aktualizacji.

15. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Polityce Prywatności zastosowanie mają w szczególności:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO),
• Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
• Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
• Ustawa z dnia 16 lipca 2004 r. — Prawo telekomunikacyjne,
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa.

Wszelkie pytania, uwagi i wnioski dotyczące przetwarzania danych osobowych prosimy kierować na adres: biuro@arcbilans.pl.